Retail Modern : Mempersiapkan Sistem Keuangan

Mempersiapkan Sistim Keuangan Ritel Modern

Oleh : Muhammad Abdullah ‘Azzam

Penyiapan Sistem Keuangan

Sistem keuangan, seringkali menjadi kendala tersendiri dan pemakluman jika sebuah bisnis mengalami kegagalan. Sering juga menjadi penyebab sebuah bisnis harus berurusan dengan lembaga seperti Ditjen Pajad, BPK bahkan KPK. Menjadi glass ceiling bagi kalangan pebisnis pemula jika berbicara soal proyeksi bisnis kedepan. Terakhir, masalah keungan sering membuat pengusaha dibuat pusing, memang betul urusan keuangan memiliki porsi tersendiri dalam bisnis, namun, tidak selayaknya membuat bisnis terhambat berkembang.

Urusan keuangan setiap tahun meminta kebutuhan tidak sedikit atas akuntan dan auditor. Baik perusahaan besar, menengah dan instansi-instansi pemerintah. Berbagai transaksi bisnis yang curang dan tidak adil sering dlilandasi oleh motivasi ini. Program kredit dan pinjaman dari bank dimotovasi dari kondisi keuangan sekitarnya. Bahkan, belakangan ini setiap negara didunia kesejahteraannya diukur dari sebaik apa negara-negara tersebut dapat mengelola uanganya. Diambil contoh, isu kegagalan kredit property di Amerika Serikat pada 2008 imbasnya hingga negara mematikan seluruh operasional pelayanan publik.\

Penulis memang bukan ahli di bidang ini, seperti dijelaskan pada artikel sebelumnya tentang menyiapkan sumber daya manusia ritel modern, penulis menekuni bidang sumber daya manusia. Tetapi, sedikit banyak penulis mengetahui rambu-rambu pada bidang ini. Baik itu rambu merah, hijau ataupun kuning, karena, jika sekali saja pebisnis terutama dalam urusan ritel menabrak rambu merah keuangan, urusannya bisa panjang. Maka, inilah tips-tips bagaimana memulai mengelola keuangan untuk bisnis ritel modern. 

1         Jangan pernah sekalipun mencampurkan uang pribadi dengan uang perusahaan

Rambu-rambu pertama adalah ini, dan jujur, rambu-rambu ini seharusnya dipatuhi dan tidak dilanggar sampai kapanpun. Banyak kasus uang perusahaan dilarikan secara tidak bertanggung jawab disebabkan karena uang perusahaan turut digunakan dalam urusan pribadi. Mencampurkan uang perusahaan dengan uang pribadi juga memudahkan lembaga negara bagian keuangan seperti BPK dan KPK untuk mengendus dan menemukan berbagai bukti transaksi tidak wajar. Terakhir, dengan mencampurkan kedua jenis uang tadi, bisa menjadi isyarat anda akan kesulitan membangun kembali bisnis anda jika terjadi sesuatu.

Sekitar 3 tahun lalu, penulis selama setengah tahun pernah terlibat dalam bisnis sepatu. Saat itu masih semester 3 atau 4, penulis menyuplai sepatu dari semarang yang tentunya produk bermerek kepada kalangan mahasiswa di Surakarta. Dimodali sejumlah 400.000 oleh ayah, penulis mampu menumbuhkan bisnis hingga mencapi omzet 1.500.000/bulan, jumlah cukup besar untuk bisnis fashion pemula. Tetapi, sebuah kebiasaan penulis lakukan dan menimbulkan masalah, penulis menggunakan uang hasil berbisnis (modalnya) sebagai uang untuk menambal berbagai kebutuhan. Hingga akhirnya, laba bersih 1.400.000 yang rencananya akan penulis gunakan untuk ekspansi menguap begitu saja, dan tentu, penulis sudah malas untuk memulai kembali bisnis sepatu tadi hingga sekarang.

Pengalaman diatas ditambah pesan dari berbagai pebisnis dalam pengalaman penulis memberikan satu kesimpulan. Hendaknya anda memasukkan nilai kerja dan tenaga anda dalam mengelola keuangan perusahaan. Lebih khususnya untuk usaha ritel modern, sangat baik jika sejak awal anda mampu mendefinisikan seberapa besar keuntungan yang anda inginkan dari sejumlah uang yang anda investasikan. Atau, seberapa besar persentase pembagian pendapatan dari posisi anda sebagai tataran manajer. Dengan demikian, keseluruhan modal awal tadi semenjak awal telah jelas imbal balik sejumlah dan berupa apa.

Semart dalam hal ini memutuskan bahwa proyeksi pengembalian modal dari investor adalah 15% setiap tahun dari jumlah modal yang diinvestasikan. Sedangkan untuk jajaran manajer akan memperoleh 25% dari keseluruhan pendapatan Semart setiap bulan. Memang hal diatas belum kami detailkan sebagaimana mestinya, namun untuk tahap awal hingga bisnis berjalan hal diatas cukup untuk memproyeksi pengeluaran dan pendapatan bisnis pada tahun-tahun pertama. Selain itu, proyeksi penjualan dan program-program lain pendukung penjualan bisa disesuaikan dengan kepuasan dari jajaran manajer, sebagai tim pertama pembangunan bisnis.

https://www.google.com/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Frocketmanajemen.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F04%2Ffungsi-akuntansi.jpg&imgrefurl=http%3A%2F%2Frocketmanajemen.com%2Ffungsi-akuntansi%2F&docid=B64UBPQezOgqXM&tbnid=vcUg_i3KDkK_sM%3A&vet=10ahUKEwiok5jQhvTTAhXMvY8KHWJdCDwQMwgrKAAwAA..i&w=963&h=546&client=firefox-b&bih=657&biw=1366&q=akuntansi&ved=0ahUKEwiok5jQhvTTAhXMvY8KHWJdCDwQMwgrKAAwAA&iact=mrc&uact=8

2.      Sistem akuntansi?

Banyak pebisnis pemula terjebak dalam urusan akuntansi. Sering mereka khawatir melangkan lebih jauh karena belum mampu melakukan proses akuntansi terhadap bisnis mereka sendiri. Namun, berdasarkan pengalaman penulis saat berjualan sepatu ataupun membuat konsep Semart, kami semua menyepakati bahwa akuntansi memang penting, tapi pada saat memulai bisnis belum saatnya mengkhawatirkan akuntansi. Mengapa demikian?

Pertama, pada proses awal bisnis keseluruhan sumber daya modal kita akan langsung berada di posisi debit. Alias,semua uang kita akan dihabiskan untuk mempersiapkan segala macam hal seperti membangun toko dan sejenisnya. Kecuali hanya 10% yang memang lumrah kita cadangkan untuk mengantisipasi berbagai macam hal yang tidak diinginkan. Meskipun jumlah uang di awal besar, namun semuanya bisa dengan mudah diprediksi lari kemana dan digunakan untuk apa. Selain itu, karena pemegang uang pun belum banyak (biasanya hanya pemilik, investor, dan jajaran manajerial) lebih mudah mengidentifikasi siapa-siapa yang memegang uang.

Maka, pada tahap awal memulai bisnis hendaknya disipakan saja sistematika pencatatan pengeluaran dan pendapatan, serta identitas penanggung jawab uang-uang tadi. Karena pada tahap awal sampai toko berdiri dan beroperasi tentu belum memungkinkan jika kita sudah repot-repot menghitung depresiasi dan sejenisnya. Baru, setelah toko mulai beroperasi mulai disiapkan sistem akuntansi yang lebih terstandar. Caranya bisa memanfaatkan akuntan publik atau merekrut lulusan akuntansi menjadi staff bagian keuangan. Karena, bagian keuangan tidak melulu soal akuntansi, tapi lebih fokus kepada urusan di poin ketiga. 

3.      Proyeksi, ruh dari keungan dalam ritel modern

Bisnis ritel modern sangat dipengaruhi oleh tren pasar dan permintaan konsumen. Maka kemampuan memprediksi dan membuat proyeksi terutama di bidang keuangan harus menjadi perhatian esensial dalam berbisnis. Proyeksi sangat menentukan keberjalanan bisnis karena secara langsung berdampak kepada berbagai urusan seperti penyediaan produk, program-program promosi, dan bagaimana modal bisa diambil oleh pemilik atau investor. 

Dalam melakukan proyeksi, sebagai pebisnis pemula memang cukup sulit karena seringkali kita belum mengetahui peta bisnis sebuah industry ritel modern. Disinilah peran konsultasi dan pengumpulan data bermain. Usahakan pada tahap awal membangun bisnis, kita memiliki sumber informasi dari ahli tertentu agar tidak salah dalam membuat proyeksi keuangan. Selain itu, data dari lapangan sangat bagus jika bisa kita proleh secara ideal.

Penulis dan tim Semart sangat terbantu karena saat mempersiapkan proyeksi keuangan kami memperoleh banyak ilmu dari seorang manajer minimarket di Kota Magelang, relasi manajer keuangan Semart. Bagaimana tingkah laku produk saat proses penjualan, berapa rata-rata marjin pendapatan dari masing-masing produk hingga penanganan jika terjadi masalah terutama pada produk unggulan (akan kami bahas pada bagian Sistem Operasi RItel Modern) kami peroleh dari beliau. Sedikit banyak, proyeksi kami saat itu sudah hampir mendekati kondisi riil pasar.

Tentu, dalam berkonsultasi apalagi jika berdasarkan pada hubungan “teman” akan ada banyak hal yang ditutupi oleh konsultan. Tetapi setidaknya informasi awal tadi cukup untuk mulai membuat proyeksi bisnis, setidaknya pantas jika disajikan didepan calon investor. Karena, jika tidak melakukan proses itu dan hanya melakukan proyeksi berdasarkan imajinasi akan banyak titik poin yang “tidak masuk akal” jika disampaikan didepan investor. Misalkan, pendapatan dari parkir memang tinggi, namun, asumsi ini berlaku jika kita mengetahui seberapa banyak pengunjung biasanya datang untuk kategori ritel modern tertentu. Tidak mungkin kan jika diawal pembukaan ritel kita langsung menetapkan tariff parkir sejumlah sekian ribu dan sejenisnya.

Untuk semakin meyakinkan investor dengan proyeksi bisnis kita, tentu diperlukan berbagai data-data yang berkaitan langsung dengan operasional bisnis kita. Data-data tersebut ialah :

a.      Jumlah penduduk wilayah tertentu

b.      Pendapatan per-kapita penduduk

c.       Jumlah wajar kunjungan ritel sejenis di wilayah tersebut

d.      Harga produk di usaha ritel sekitar wilayah tersebut

e.      Potensi kunjungan (bisa menggunakan data kepadatan lalulintas)

f.        Komposisi penduduk di suatu wilayah

g.      Data-data lain jika diperlukan

Data a sampai f adalah data yang digunakan Semart saat memproyeksi bisnis kami di wilayah Hotel Lodji, Balapan, Surakarta. Dengan data-data tadi, Semart menjamin bisa memperoleh break even point pada tahun ketiga dengan proyeksi pendapatan belasan juta perbulan, sudah dipotong operasional dan sejenisnya. Dengan data demikian dan proyeksi demikian, ketika kami mempresentasikan didepan calon investor tentu akan terlihat “sebagaimana mestinya”.

Tips, nilai besar dan Break Even Point (BEP) cepat memang menggoda. Tetapi, bisnis juga realistis apalagi jika berbicara retail modern. Maka, usahakan jangan tertipu dengan nilai-nilai besar, karena bisa jadi nilai besar tadi adalah pendapatan bisnis kita setelah sekian tahun lamanya. Jangan terpengaruh dengan BEP cepat, karena bisa jadi mengejar BEP kita harus mengorbankan banyak hal yang lebih penting dari sekadar BEP.

Demikianlah rambu-rambu yang harus diperhatikan dalam mempersiapkan sistem keuangan saat akan memulai ritel modern. Jangan berpikir terlalu sukar, karena bisa jadi yang kita hadapi lebih mudah daripada itu. Jangan berpikir terlalu muluk karena pada dasarnya keuangan juga merupakan proses. Jangan menipu dan kebanyakan berkhayal, karena sampai lebaran monyet juga uang 100.000 tetap akan tertulis sejumlah demikian di mata uang yang berlaku. Jujur, jangan mencampur-aduk harta pribadi dengan perusahaan, dan dukung semua rencana dan proyeksi menggunakan data dan pengalaman dari para ahli. Itulah seni mengelola keungan, khususnya di bidang ritel modern

Muhammad Abdullah 'Azzam, Bachelor Students of Management Study, Faculty of Economy and Business, Sebelas Maret University, Surakarta.
For further information contact me in felloloffee@gmail.com or azzamabdullah@student.uns.ac.id
Penerima Manfaat Beasiswa Aktifis Nusantara Dompet Dhuafa Angkatan 6

Tulisan ini juga sudah dimuat di selasar.com, untuk membaca bisa klik pranala dibawah ini
https://www.selasar.com/jurnal/35716/Mempersiapkan-Sistem-Keuangan-Ritel-Modern
Untuk seri sebelumnya, bisa klik pranala dibawah ini    
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/05/ritel-modern-mempersiapkan-sumber-daya.html
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/04/ritel-modern-mempersiapkan-empat-pilar.html


Thank you for support!
Follow dan Komen untuk artikel-artikel menarik lainya