Retail Modern : Mempersiapkan Operasional

Mempersiapkan Operasional Ritel Modern 

Oleh : Muhammad Abdullah ‘Azzam

Penyiapan Operasional

Penentu apakah bisnis ritel benar-benar bisa menghasilkan uang, adalah pengelolaan operasional. Berbeda dari sistim pengelolaan sumber daya manusia ataupun keuangan, operasional melingkupi aspek lebih besar. Kabar buruknya, aspek ini riil, dan tidak sekadar berbicara pada tataran konsep. Mungkin dalam bidang sumber daya manusia, kita bisa rumuskan budaya perusahaan kita seperti apa dan berapa lama waktu yang kita butuhkan untuk itu. Dalam keuangan, awal mula ritel kita belum menggunakan standar akuntansi, tidak apa-apa, masih merintis. Namun, jika anda salah dalam menentukan desain toko, atau memilih supplier, saat itu juga angan-angan bisnis anda selesai.

Usaha ritel bisa dibilang adalah cabang bisnis yang harus cermat betul memperhitungkan aspek operasional. Karena berbeda dengan sector jasa, ritel bersinggungan dengan produk barang dan tentu industri-industri besar pemasok barang. Katakanlah dalam sebuah kantor cabang Bank, diperlukan setidaknya 3 Taller, satu Customer Service, seorang kepala cabang dan seorang sekuriti, dan mereka ditarget dalam sehari sekian produk perbankan terjual. Tetapi daam ritel modern, sebuah toko yang dikelola satu orang memiliki tanggung jawab menjual barang, dengan tanggung jawab seperti kesemua pegawai bank tadi. Apa itu? Memastikan tokonya tetap hidup dan keluarganya bisa makan dengan enak pada hari itu. Tidak adil bukan?

Berikutnya, seperti sector keuangan, operasional sangat dipengaruhi oleh pengalaman sang pengusaha. Seperti sector SDM, operasional bisa sangat terbantu jika kita selaku pengusaha telah membangun beragam relasi dari berbagai latar belakang. Menyiapkan sistem pendukung untuk toko, pencarian distributor, penetapan harga hingga pengelolaan barang tidak habis dijual bahkan tempat parkir, semuanya berujung pada operasional. Dan ya, semua hal tadi adalah bagian dari sistem operasional suatu ritel. Sistem yang nantinya akan menghasilkan uang untuk dikelola kembali oleh keuangan, dan menjamin kesejahteraan karyawan maupun diri anda sendiri.

Sistem ini sangat mendetail, sehingga salah satu syarat memulai bisnis ini, dan berurusan dengan operasional ritel modern, anda harus menjadi orang yang ribet dan memiliki pola pikir mendetail. Begitu menurut beberapa ahli, dan dalam praktiknya memang benar. Lenskap sebuah toko bukan didesain serampangan, namun sangat menyesuaikan dengan kondisi calon konsumen. Sebuah ritel di Surakarta yang berlokasi di sebelah rumah sakit, menata Buah Segar dan segala jenis roti di bagian depan. Kenapa? Orang rumah sakit tidak mungkin diizinkan minum minuman keras atau pun minuman bersoda. Minuman pun dideretkan sedemikian rupa, dimana brand Coca Cola selalu berada di tempat paling strategis. Kenapa? Coca cola menyuplai kulkas sendiri dan semua orang waras tahu, hakikatnya Coca cola bukan minuman menyehatkan dengan kandungan gula dan sejenisnya. 

Begitulah beberapa contoh keunikan dan bagaimana operasional ritel modern begitu menantang untuk dipelajari. Each level has it own learning condition, setiap level memiiki pembelajaran yang berbeda. Retail superstore seperti Wal Mart tidak bisa disandingkan dengan Indomaret atau 7/11. Pada tulisan kali ini, penulis akan membahas sistem operasional di level paling rendah, Communal Market, atau biasa kita sebut Mini Market. Dan jujur saja, membahas aspek operasional satu ini tidak cukup dalam satu tulisan. Maka, tulisan kali ini akan membahas secara garis besar bagaimana menyiapkan sistem operasional dalam ritel modern dengan ringkas dan sederhana. 

Detail, detail dan detail 

Sempat disinggung bahwa mendetail adalah kata kunci penyiapan sistem operasi. Dan itu benar, baik konseptual ataupun aplikasi. Operasi dalam ritel modern mencakup bagaimana barang diperoleh, bagaimana barang ditawarkan dan berakhir saat konsumen pulang membawa barang tersebut, secara ringkasnya. Tugas utama ritel adalah memastikan produk sampai ke tangan konsumen, dan konsumen menikmatinya, selesai. Tetapi, proses sederhana ini membutuhkan hal “sederhana lainnya”.

Kata “bagaimana” menjadi pertanda bahwa menjawab pertanyaan tadi akan memunculkan beragam opsi jawaba, dan tidak berlebihan jika penulis mengatakan sebagai pelaku usaha ritel kita harus mempersiapkan “semua opsi” jawaban tadi. Karena beban tanggung jawab tadi, lebih baik jika masing-masing opsi memiliki penanggungjawab sendiri, atau minimal tidak boleh satu orang staff, menerima beban untuk menjawab 3 pertanyaan “bagaimana” tadi. Karena mungkin anda harus merogoh tambahan biaya perawatan untuk staff anda di Zaal Batu.

Dalam merencanakan sistem operasional, pertanyaan bagaimana tadi sangat dianjurkan untuk menjabarkan dan ditulis rapi untuk setiap opsinya. Setiap produk yang ingin kita tawarkan kepada konsumen sangat lebih baik jika kita dokumentasikan satu persatu. Harga beli dan harga jual, serta margin keuntungan masing-masing produk sebaiknya betul-betul tertulis dan terdata dengan rapi. Margin keuntungan akumulasi golongan produk tertentu sebaiknya tertulis dan terbagi tanggung jawabnya secara proporsional kepada masing-masing produk. Semua transaksi dengan supplier baiknya tercatat, dan segala macam hal lain.

Penjabaran sistem operasi ini bisa jadi jauh lebih merepotkan dari pengelolaan sistem keuangan. Kenapa? Sistem keuangan pun bekerja berdasarkan dari data-data operasi. Maka, sebaiknya jangan menciptakan superhero dalam pengelolaan operasi, perlu dibangun tim-tim yang secara mendetail mengurusi fokus tertentu, dan individu-individu yang secara rinci mengelola aspek tertentu.

Semart dalam hal ini mengkasifikasikan operasional Semart menjadi operasional toko, dan operasional produk. Operasional toko bertugas mempersiapkan, mengelola dan mengevaluasi fungsi dan kondisi toko agar selalu sesuai dengan kebutuhan pasar. Operasional produk bertugas untuk memperoleh, mengelola dan mengevaluasi produk-produk yang kelak akan diperdagangkan oleh Semart.

Setelah dibagi 2 tadi, masing-masing individu di bidang tersebut memiliki tanggung jawab utama, setidaknya sampai toko berdiri. 2 orang staff operasional toko, salah satunya berfungsi sebagai desainer, sedangkan satunya bertanggung jawab sebagai mandor lapangan. Untuk operasional produk yang dalam hal ini beranggotakan 3 perempuan, dibagi tanggung jawabnya menjadi pengelola Flag-product, Perlengkapan rumah tangga, dan produk pendukung. 

Untuk bisnis skala mikro, dengan jumlah anggota terbatas, pembagian mendetail tadi secara maksimal hanya bisa seperti itu. Untuk memudahkan kinerja anggota, Semart mempersiapkan job desk mendetail untuk masing-masing tim operasional. Misalkan, staff operasional bagian desain toko, berfokus pada desain fisik toko, namun tidak bertanggung jawab untuk pencarian dan penyiapan material. Sedangkan mandor lapangan bertugas untuk mencari dan mempersiapkan material pembangun atau renovasi toko.

Dalam kehidupan sehari-hari, sebenarnya kita sudah terbiasa melakukan ini. Namun, dalam bisnis ini kita harus lebih bersabar untuk mampu membedah hingga bagian terdalam. Tetapi jangan salah konteks, kita harus tetap bekerja sembari terus membedah. Mempelajari operasional dan bagaimana mendetailkan kebutuhan operasional ritel modern akan berbeda tergantung pengalaman masing-masing pengusaha. So, tetaplah bekerja sembari terus belajar. 

Membangun Toko

Perkembangan teknologi, terutama internet membuat pembicaraan soal toko dan penggudangan belakangan ini ditertawakan oleh banyak pebisnis muda. Bisnis online, toko online, dan apa-apa online membuat banyak pengusaha ritel muda mencurahkan perhatiannya pada bidang ini, dan mengesampingkan sektor offline. Bahkan beberapa ahli ekonomi pun mulai menggalakkan online sebagai kandidat ekonomi masa depan.

Pada satu sisi, penulis bersepakat dengan itu semua, bahwa online suatu saat akan menjadi tulang belakang utama bisnis dan perekonomian. Namun, satu hal, selama kita sebagai manusia masih makan nasi, bukan daging sapi asap semu plankton dalam serial Spngebob, selama itu pula toko dan properti tidak bisa kita pisahkan.

Bahasan ini akan penulis bahas lebih jauh dalam tulisan mendatang, namun disini penulis akan coba menyampaikan pandangan penulis soal toko. Toko sebaiknya jangan dipahami hanya sebagai tempat berjualan dan mesdisplay barang. Di zaman menggilanya harga properti seperti sekarang berpikiran seperti itu akan menutup pintu rezeki. Yang perlu dicatat, kepimilikan atas property, berarti kita memiliki 12.000 meter kebawah inti bumi, dan 22.000 meter keluar angkasa. Artinya, anda memiliki beragam peluang dalam mengelola property anda, dalam hal ini, toko anda.

Toko bisa memiliki fungsi ekonomi lain diluar fungsi aslinya, dengan sentuhan artistic dan teknologi modern. Diluar negeri misalkan, beberapa minimarket dewasa ini bertransformasi menjadi restaurant kaki lima dengan beragam makanan instan. Orang duduk disana, menikmati akses internet gratis/murah, tergoda dengan produk, dan melakukan pembelian berulang selama dia menyelesaikan tugas kuliah  atau hanya bermain game. Dengan fitur tambahan seperti meja, kursi, didampingi fitur wajib berupa air conditioner, membuat minimarket sering menjadi opsi orang-orang menghabiskan waktu. Menarik bukan? Dan lebih menarik lagi anda tidak perlu menunggu orang untuk memesan barang dagangan anda, anda hanya cukup menggoda mereka dengan “promo”.

Dalam hal ini Semart berusaha menghasilkan suasana toko yang berbeda. Mengusung tema sebagai Minimart-Traditional Resto, Semart menghasilkan Minimarket bernuansa kafe yang memang didesain untuk anda menghabiskan waktu dan mencicipi Flag-Product Semart yang nanti akan kami bahas. Dengan melihat lingkungan sekitar Semart, dengan hotel-hotel dan kedekatannya dengan Stasiun, rencana Minimart Kafe ini dipandang logis dan membawa tim Semart memenangkan penghargaan Best Concept dan menjadi Best Team dalam Praktik Simulasi Manajerial FEB UNS 2016.

Maka, penulis sangat menyarankan anda sekalian sebagai calon pengusaha ritel modern untuk tetap mempertimbangkan pendirian toko. Toko bisa menjadi asset garis terakhir jika anda membicarakan likuiditas. Karena sifat toko sebagai property, dia memang tidak semudah saham untuk dicairkan, namun satu hal yang pasti property nilainya selalu bertambah, tidak seperti emas yang hanya stagnan. Maka, untuk memiliki sebuah toko, yang tentu menolong perkembangan bisnis anda, ada beberapa saran yang penulis rangkum

1.       Semakin dekat dengan tempat orang tinggal semakin bagus

2.      Kalau bisa, buat kontrak sewa yang bisa dikonversi menjadi kontrak kepemilikan selamanya

3.      Sesuai pangsa. Jika menginginkan pangsa pasar lebih luas, ambil di pinggir jalan umum. Jika ingin bersifat komunal, silahkan nyamankan di pemukiman

4.      Stick on the plan, but, adapt with condition. Selalu bisa bereaksi cepat untuk menyesuaikan diri dengan kondisi lapangan

5.      Produk utama anda menentukan bagaimana bentuk toko anda 

Flagship-Product, Menumpukan Harapan

Belakangan, banyak pengusaha ritel modern fokus menghadirkan keunikan tunggal yang membuat mereka lain dari yang lain. Sesuai dengan teori keunggulan kompetitif, baiknya memang masing-masing bisnis memiliki sesuatu sebagai identitas utama. Sesuatu itu bisa salah satu dari 4 P, Place (tempat), Price (harga), Product (produk) dan Promotion (Promo). Tetapi untuk hal ini, penulis akan lebih membahas soal tren akhir-akhir ini, penyiapan Flagship Product.

Flagship product dalam artian bebas adalah produk andalan. Diambil dari Flagship yang berarti kapal komando, produk yang dikategorikan flagship diharapkan mampu menembus pangsa pasar lebih dalam dan lebih luas dari produk yang lain, atau bahkan dari produk sejenis. Tren ini ramai dibidang gadget, dimana vendor-vendor berlomba memunculkan produk sejenis, namun selalu ada produk yang paling ditunjulkan di dalam jenisnya itu.

Berbicara soal ritel, kita tidak hanya membicarakan satu jenis produk saja. Sebagai peritel kita bisa mengklaim produk andalan kita hingga dalam bentuk kategori. Misalkan, minimarket ringkas seperti indomaret akan menumpukan harapan besarnya pada kategori makanan dan minuman. Sedangkan peritel grosi seperti giant bisa menumpukan harapan di makanan segar dan peralatan sehari-hari. Cara menemukan apakah suatu produk atau kategori produk termasuk andalan atau bukan bisa dilihat dari bagaimana ritel merawat produk tersebut.

Flagship biasanya dibekali dengan amunisi promosi tidak biasa. Contoh amunisinya adalah adanya  snack attack untuk kategori Ready to Eat makanan dan minuman (contoh yang ada di KFC) atau potongan harga besar-besaran menjelang siang untuk kategori makanan segar. Flagship product sangat ditentukan oleh rencana kita untuk bisnis. Maka, sebelum menentukan produk andalan kita alangkah baiknya dipertimbangkan masak-masak dengan kondisi pasar kita. Baru, setelah itu disiapkan amunisi-amunisi promosi, sehingga produk andalan kita tadi benar-benar bisa diandalkan untuk menumpukan harapan kita.

Matur Nuwun

 

Muhammad Abdullah 'Azzam, Bachelor Students of Management Study, Faculty of Economy and Business, Sebelas Maret University, Surakarta.
For further information contact me in felloloffee@gmail.com or azzamabdullah@student.uns.ac.id
Penerima Manfaat Beasiswa Aktifis Nusantara Dompet Dhuafa Angkatan 6

Untuk seri sebelumnya, bisa klik pranala dibawah ini

http://fellofello.blogspot.co.id/2017/05/retail-modern-mempersiapkan-sistem.html

http://fellofello.blogspot.co.id/2017/05/ritel-modern-mempersiapkan-sumber-daya.html


Thank you for support!
Follow dan Komen untuk artikel-artikel menarik lainya