Retail Modern : Mempersiapkan Sumber Daya Manusia

Mempersiapkan Sumber Daya Manusia Ritel Modern

Oleh : Muhammad Abdullah ‘Azzam

Penyiapan Sumber Daya Manusia

Penyiapan di bidang sumber daya manusia menjadi proses essensial, karena zaman masih membutuhkan manusia untuk bekerja di bidang ritel modern. Penyiapan sumber daya manusia ini termasuk budaya perusahaan, besarnya jumlah gaji, cara-cara rekruitmen, hingga proses pemutusan kontrak. Penyiapan sumber daya manusia ini juga termasuk mendeskripsikan spesifikasi sumber daya manusia yang kelak membantu mensukseskan bisnis anda.

Penyiapan sumber manusia sangat dipengaruhi olek konsep ritel kita. Beberapa ritel mungkin tidak memerlukan sumber daya manusia dengan kriteria fisik tertentu, misal toko online. Sedangkan ritel lain sangat memerlukan kriteria fisik tertentu seperti toko kosmetik dan toko busana. Konsep kita nanti akan menjadi landasan penentuan spesifikasi dan desain pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia. Maka pastikan konsep ritel modern kita sudah sampai pada tahap dipahami dan diterima seluruh tim manajerial, agar pada saat penyusunan rencana penyiapan sumber daya manusia tidak ada kesalahpahaman antar lini.

Mengapa demikian? Dalam ritel modern kelak masing-masing lini memiliki kriteria sumber daya manusia tersendiri dan tidak bisa disamakan. Beberapa ritel memang menerapkan beberapa posisi untuk all arounder, namun untuk tahap awal terlalu banyak memberikan posisi serabutan seperti itu bisa merepotkan kita dalam hal penggajian dan pemberian bonus. Alangkah baiknya memang sejak awal dibedakan kriteria untuk masing-masing lini meskipun bisnis kita masih baru. Namun jika kondisi belum memungkinkan maka dipersilahkan untuk menambahkan fungsi serabutan dalam sususan sumber daya manusia kita. 

Struktural Versus Non Struktural

Gambaran umum diatas biasanya langsung menemui kendala pada penentuan formasi kepegawaian. Banyak bisnis baru terutama dibidang ritel (baik itu tradisional maupun modern) mengalami permasalahan disini. Apakah sejak awal sudah dibentuk struktur dan tupoksinya atau mengutamakan bisnis berjalan dulu dengan menyediakan porsi kerja serabutan dimana-mana.

Jika menginginkan kecepatan, direktur memang dimudahkan dengan posisi serabutan dibawahnya. Untuk alur komando lebih mudah dan lebih cepat karena direktur bisa dengan mudah memerintahkan orang-orang disekitarnya pada waktu itu. Selain itu, dengan adanya porsi kerja serabutan jajaran dibawah direktur apapun itu bisa dengan bebas menjalankan apa-apa semaunya. Apalagi jika tim pembentuk ritelnya adalah tim kecil dengan jumlah kurang dari 10 orang. Dengan menerapkan kebijakan structural bisnis memang bisa berjalan lebih cepat.

Namun, masalah akan mulai timbul ketika mulai muncul laissez faire, perilaku kemalasan kelompok. Individu anggota kelompok akan lebih mudah mangkir dari tugas jika sudah ada seorang staff andalan atau apapun bahasanya. Dalam organisasi berstruktur dan tersistem rapi saja perilaku seperti ini masih sering muncul, apalagi jika terjadi pada tahap awal fondasi bisnis. Kedepan akan bisa menimbulkan permasalahan serius mulai dari kemalasan massal hingga meningkatnya keinginan untuk berpindah perusahaan. 

Maka sejak awal baiknya telah ditentukan posisi dan wilayah kerja masing-masing posisi, serta komitmen untuk sukarela membantu tim lain yang membutuhkan. Meskipun Semart disini hanya dalam tataran pelaksanaan tugas kuliah, namun sejak awal kami telah menentukan posisi masing-masing anggota kami disesuaikan dengan latar belakang dan bidang keunggulan mereka. Meskipun latar belakang tidak sesuai, namun jika seorang anggota memiliki bidang keunggulan sesuai dengan kebutuhan posisi tertentu, maka baiknya posisi tersebut diserahkan kepada anggota tersebut, tentu dengan menyiapkan staff pendukung dibawahnya.

Selain penentuan posisi dan wilayah kerja, memang diperlukan komitmen bersama untuk bantu membantu jika ada tim atau divisi yang kesulitas. Semart mengalami kondisi ketika kami hanya memiliki satu orang saja dalam posisi Sumber Daya Manusia, dan anggota tersebut baru akan bekerja setelah proses perencanaan awal selesai. Maka, kami meminta beliau untuk turut serta membantu divisi operasi bagian toko untuk melakukan survey lokasi dan sejenisnya, agar tidak terjadi kekosongan kerja. Begitu juga dalam hal seperti survey pasar kadang Semart menurunkan kesatuan dari berbagai divisi untuk mensukseskan hal tersebut.

Dengan adanya sturktur, posisi, wilayah kerja dan komitmen bersama untuk saling membantu setidaknya anda akan memiliki dua keuntungan. Keuntungan pertama adalah keuntungan legal dimana anda nanti bisa lebih mudah menegur atau memberikan peringatan atas kinerja staff dibawah anda. Kedua, secara kultural anda akan diuntungkan karena saat sistem berjalan fungsi kontrol juga akan dilaksanakan oleh staff lain, jika memang ada staff tertentu yang mangkir karena alasan tidak jelas. Dengan aspek legal dan kultural tadi, secara umum anda telah menggaransi 25% komitmen dari bawahan anda. Memang tidak semudah yang dituliskan apalagi saat menjalankan, tetapi berdasarkan pengalaman kedua hal diatas sangat membantu.

 Kriteria, Perekrutan dan Kontrak

Ketiga hal diatas akan dapat dirumuskan setelah anda memperoleh informasi kondisi riil di lapangan. Kondisi riil diatas termasuk keterterimaan pasar dengan konsep, kondisi lingkungan sekitar, dan harapan-harapan anda untuk bisnis kedepan. Dengan mengetahui pasar dan lingkungan anda dapat dengan jelas mendeskripsikan kebutuhan pegawai seperti apa untuk ritel anda nanti. Selain itu harapan-harapan anda dengan bisnis nanti akan memudahkan anda dalam menentukan kontrak seperti apa untuk mengikat kesetiaan pegawai anda.

Semart sendiri, dengan melihat kondisi kota Surakarta menentukan bahwa toko kami tidak akan bukan 24 Jam, hanya dari pukul 09.00-01.00 dinihari dibagi dalam 3 shift. Dengan demikian, Semart tidak harus mewajibkan pengelola toko laki-laki untuk Shift malam, karena tepat tengah malam toko sudah ditutup. Dan karyawan dapat pulang atau beristirahat di toko. Selain itu, karena kami menginginkan sebuah toko ramah pelanggan, maka khusus untuk layanan front office kami mengharuskan laki-laki dan perempuan dengan penampilan dan pembawaan menarik.

Dengan memiliki standar kriteria, anda akan lebih mudah dalam menentukan sistem perekrutan seperti apa yang anda akan lakukan. Semart sendiri, melaksanakan perekrutan berbasi rekomendasi. Jadi pada tahap awal kami tidak akan membuka lowongan kerja secara terang-terangan namun memang menggunakan jaringan yang kami miliki untuk memperoleh orang-orang terbaik yang kami ketahui latar belakang dan asal usulnya. Penggunaan rekomendasi ini akan sangat membantu, karena pada tahap awal membangun bisnis, karyawan tidak komitmen berarti menentukan hitungan mundur selesainya bisnis anda.

Terakhir, tinggal menentukan kontraknya. Kontrak disini sangat dipengaruhi oleh proyeksi bisnis anda. Karena setiap manusia memang normalnya memiliki rasa bosan dan sejenisnya. Karyawan-karyawan fondasi tadi memang baiknya diberikan iming-iming dan jenjang karier lebih baik di perusahaan anda. Tawaran menjadi kepala bagian toko jika toko kelak membuka cabang, atau kepala proyek dan sejenisnya sudah sebaiknya tertulis di kontrak kerja mereka. Selain iming-iming, tentu kewajiban dan konsekuensi pelanggaran kewajiban tertulis jelas dalam kontrak. Karena kontrak ambigu bisa berarti membawa bara api dalam perusahaan anda.

Banyak perusahaan pada akhirnya dihancurkan citranya oleh karyawan atau oleh media karena ketidakjelasan kontrak ini. Dengan penerapan ketiga hal diatas, setidaknya anda telah memastikan lagi 20% dari loyalitas karyawan dibawah anda. Hal-hal ini lebih bersifat teknis, jadi jika anda berkeinginan untuk melaksanakannya, segera formulasikan segala macam harapan anda dalam bentuk fisik agar bisa segera ditransformasi kedalam bentuk perangkat-perangkat teknis.

Gaji dan Bonus

Banyak pegawai pemula termasuk penulis merasa ribet dan kesusahan dengan hal ini. Karena pemberian gaji dan bonus dalam kepala penulis sendiri menentukan segala-galanya dari loyalitas karyawan. Beberapa pendapat memang menyatakan demikian, namun jika sudah dikaitkan dengan keinginan untuk berpindah dan fenomena pegawai lompat kodok urusan gaji seolah menjadi tidak berarti. 

Pertama, urusan gaji murni hal teknis dimana anda sebagai pebisnis hanya perlu melihat standar UMR di kabupaten/kota tempat tinggal anda dan menjadikannya sebagai patokan gaji. Karena UMR membuat anda terlindung dari urusan legal-formal dan secara manusiawi anda tidak berbuat jahat kepada karyawan. Kedua, untuk menarik karyawan, pemberian tambahan atau tunjangan senilai 5-10% dari gaji dan fasilitas lainnya cukup sebagai magnet penarik karyawan. Sudah selesai, sesederhana itu. Bahkan manajer Semart di bagian sumber daya manusia hanya memerlukan waktu satu malam saja untuk merumuskan sistem penggajian.

Bahasan cukup menarik disini adalah bonus, karena bonus bisa menimbulkan berbagai efek baik positif maupun negative bagi karyawan dan perusahaan. Bonus artinya adalah pendapatan diluar gaji, dalam berbagai bentuk. Namun penulis disini lebih suka mengkategorikan bonus sebagai sesuatu yang bersifat materiil. Trend baru-baru ini banyak perusahaan memberikan bonus berdasarkan kinerja karyawan dengan tidak merubah gaji pokok karyawan. 

Maka bonus bisa menjadi senjata menarik untuk mengikat dan mengambil manfaat dari karyawan. Penulis dan tim Semart menerapkan bonus ini untuk menarik karyawan. Memanfaatkan kemajuan teknologi, latar belakang budaya solo dan program marketing kami, dirumuskanlah konsep “Bonus Malam Suro”. Artinya, karyawan bisa dengan bebas mengajak orang sebanyak-banyaknya untuk berbelanja pada malam tersebut dan setiap kepala akan dihargai dalam bentuk rupiah. Selain THR dan bonus tahun baru, hal ini menjadi menarik karena karyawan dilibatkan langsung untuk mensuksekan perusahaan. Apa ide anda untuk 15% ini?

Budaya Perusahaan

Hal terakhir adalah hal sulit karena langsung tidak langsung hal ini akan memperngaruhi langsung 40% dari loyalitas karyawan. Namun sekeras apapun mencoba, manusia secara statistic memang memiliki keinginan untuk berpindah dengan modal dasar 10% dan puncaknya pada 90%. Maka, 10% menuju 100% ini sangat ditentukan oleh satu hal. Hal tersebut adalah kenyamanan, dan budaya menjadi pembentuk penting untuk hal kenyamanan pegawai dan karyawan dalam bekerja. 

Mudah dituliskan dan dikonsep untuk urusan budaya ini, namun nyatanya amat sulit untuk diaplikasikan dan dilaksanakan. Beberapa perusahaan memiliki konsep tentang budaya dan menuliskannya besar-besar di berbagai tempat disekitar perusahaan, namun sama saja, dalam keseharian belum ada yang mampu melaksanakan hal tersebut. Kecuali perusahaan dewasa yang betul-betul matang hingga akhirnya keberhasilannya diakui secara nasional. Astra, Adis Group adalah beberapa perusahaan yang dinilai berhasil untuk aspek menciptakan budaya perusahaan (dan aspek lain tentunya).

Penulis dan Semart pun belum melaksanakan budaya perusahaan, bahkan konsep kami pun belum bisa dikatakan matang. Namun, 3 hal, kesetaraan, pelayanan dan pengabdian kami terapkan dalam keseharian kami dalam berinteraksi hingga pada akhirnya mengantarkan tim kami sebagai tim terbaik dalam praktik simulasi manajerial jurusan manajemen FEB UNS.

Kesetaraan, kami amalkan dengan bahkan seorang General Manager harus rela duduk di perempatan untuk melakukan survey kepadatan arus lalu lintas. Pelayanan dibuktikan dengan “kalau kamu luang, bantulah temanmu!”. Pengabdian kami wujudkan dalam bagaimana kami mencintai masyarakat Surakarta dan budayanya kami wujudkan dalam Semart, mengabdi dan melayani.

Permasalahan pasti akan muncul  dan orang-orang pasti ingin berhenti. Namun jika sudah timbul kenyamanan dengan sekitar, sekali langkah diambil hanya ada satu jalan, Maju.

Demikian seri bagaimana menyiapkan sumber daya manusia dalam ritel modern, pada tulisan-tulisan berikutnya akan kami bahas lebih mendalam tentang bagaimana memetakan dan memecahkan masalah-masalah sumber daya manusia. Selalu ikuti, seri “Memulai Ritel Modern” ini.

Matur Nuwun

 Muhammad Abdullah 'Azzam, Bachelor Students of Management Study, Faculty of Economy and Business, Sebelas Maret University, Surakarta.
For further information contact me in felloloffee@gmail.com or azzamabdullah@student.uns.ac.id
Penerima Manfaat Beasiswa Aktifis Nusantara Dompet Dhuafa Angkatan 6

Tulisan ini juga sudah dimuat di selasar.com, untuk membaca bisa klik pranala dibawah ini :
https://www.selasar.com/jurnal/35567/Mempersiapkan-Sumber-Daya-Manusia-Ritel-Modern 

Untuk seri sebelumnya, bisa klik pranala dibawah ini :
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/04/ritel-modern-mempersiapkan-empat-pilar.html 
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/04/retail-modern-spionase-dan-konsultasi.html 

Untuk artikel lain mungkin bisa tengok disini :
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/04/perempuan-dan-peradaban.html 
http://fellofello.blogspot.co.id/2017/04/kemenangan-menyejarah.html 

Thank you for support!
Follow dan Komen untuk artikel-artikel menarik lainya